Facturación y cobranza
Integrará facturas, pagos, cartera y estados de cobro relacionados con clientes y gestiones.
Cargando módulos autorizados…
CONTABILIDAD
Estructura preparadaMódulo de Contabilidad
Estructura integrada preparada para desarrollar la operación contable sin crear otro inicio de sesión.
Gastos y anticipos
Tomará información operativa de movilización, caja chica, anticipos y liquidaciones.
Presupuesto y rentabilidad
Conectará costos e ingresos para visualizar resultados por cliente, ruta y gestión.
ARCHIVO
Estructura preparadaMódulo de Archivo
Repositorio documental conectado a las gestiones y a los demás módulos.
Expediente digital
Organización por cliente, DAI, DAE, MRN, BL, solicitud y referencia interna.
Documentos y evidencias
Concentrará archivos, fotografías y comprobantes generados desde Operaciones y otros módulos.
Trazabilidad
Permitirá conocer quién cargó, consultó o actualizó cada documento.
CUENTAS Y SERVICIOS
Estructura preparadaMódulo de Cuentas y Servicios
Gestión de clientes, solicitudes y coordinación directa con Operaciones.
Clientes y asesores
Información central de clientes, responsables y canales de contacto.
Solicitudes
Creación y seguimiento de requerimientos que podrán convertirse en gestiones operativas.
Seguimiento
Vista compartida del avance operativo, documentos, transporte y estado de facturación.
TRANSPORTE
Estructura preparadaMódulo de Transporte
Control de vehículos, conductores, asignaciones y recorridos conectado a las operaciones.
Flota y conductores
Vehículos, disponibilidad, documentación habilitante y responsables.
Asignaciones y rutas
Servicios de transporte vinculados a clientes, gestiones y referencias.
GPS y costos
Seguimiento de recorridos, combustible, gastos, tiempos y evidencias de entrega.
Inicio, retorno y cierre de jornada
Registra el inicio, controla las rutas y valida el cierre de jornada.
Centro de cierre y validación
Resultado final y aprobación antes de contabilizar la gestión en los KPI.
Mapa GPS Operaciones
Cargando mapa…
El mapa requiere conexión a Internet para cargar OpenStreetMap. La lista de auxiliares y los enlaces de ubicación continúan disponibles.
DisponibleEn rutaEn gestiónAlmuerzoTiempo extraRetornoFuera de plazoEmergencia
Excepciones de llegada por GPS
Revise las llegadas registradas fuera del radio permitido. La gestión puede continuar, pero la excepción queda auditada.
Historial y reporte del recorrido
Seleccione una gestión para revisar distancia, tiempos, paradas, vacíos de señal y posibles desvíos.
Sin recorrido seleccionado.
Incidencias y permanencias detectadas
Parada Sin señal Posible desvíoLas distancias y velocidades son aproximadas y dependen de la precisión y frecuencia del GPS. Los posibles desvíos requieren revisión de Operaciones.
KPI y reportes
Resultados por período y auxiliar.
Filtros disponibles para aplicar.
Evaluación mensual
KPI integral
Eficacia, plazo, evidencias, asistencia, puntualidad y documentos.
Sin resultados evaluados| Pos. | Auxiliar | Gestiones | Eficacia | Plazo | Evidencia | Asistencia | Puntualidad | Documentos | Puntaje | Estado |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Calculando KPI integral… | ||||||||||
Las ponderaciones se redistribuyen automáticamente cuando un auxiliar no tiene registros en un componente.
0 fuera de plazo
Detalle de gestiones del período
Información operativa utilizada para calcular los KPI seleccionados.
0 gestiones
| ID / trámite | Cliente | Asesor | Auxiliar | DAI | BL | MRN | Estado | Acciones |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Cargando información del período… | ||||||||
Gestiones por tipo
Principales clientes
Tendencia del período
Gestiones fuera de plazo
Planes de mejora y seguimiento
Convierta los resultados del KPI en compromisos, acciones verificables y cierres autorizados.
Seguimiento prioritario
Alertas y acciones requeridas
Ordenadas por vencimiento, compromiso pendiente, cierre y falta de avances.
Críticas 0Altas 0Medias 0Sin avance 0
Control gerencial
Reporte ejecutivo de planes de mejora
Resumen mensual de avances, vencimientos, responsables y cumplimiento por auxiliar.
Resultado por auxiliar
Cargando reporte ejecutivo…
Cargando planes de mejora…
ASIGNACIÓN DE AUXILIAR
Asignar auxiliar para una nueva ruta
El auxiliar recibirá el aviso y posteriormente completará la información necesaria para crear la ruta.
Aviso automático al auxiliar: WhatsApp · Correo electrónico · Mensaje de texto (SMS).
ASIGNACIONES DE AUXILIARPendientes
Paso 1
¿Qué desea crear?
Seleccione una opción para continuar con la asignación o la gestión correspondiente.
Gestión seleccionada
Nueva gestión
↗
Mensajería
Crear una ruta de Mensajería
Complete los cinco pasos. Todo el formulario está organizado en forma vertical para facilitar el uso desde el celular.
Paso 1 de 5Información de asignación
1
Información de asignación
Registre la fecha, hora y responsables de la ruta.
🔒 Fecha protegida: el auxiliar no puede modificarla.
🔒 Hora protegida: el auxiliar no puede modificarla.
2
Documentos
Agregue los documentos y su número. Después indique si se entrega el documento original.
3
Recorrido de la ruta
Seleccione el inicio, sector, lugar de destino y medio de transporte.
4
Entrega de documentos
Indique únicamente si el auxiliar debe entregar la documentación al asesor de Cuentas y Servicios.
5
Resumen de la ruta y confirmación
Revise la información antes de guardar.
0 rutas preparadasPuede guardar varias rutas dentro de la misma gestión.
✓
Aforo / Inspección
Crear asignación operativa
Complete los cinco pasos. El formulario está organizado verticalmente para facilitar el uso desde el celular.
Paso 1 de 5Información de asignación
1
Información de asignación
Fecha, hora, distrito, auxiliar, asesor y cliente.
🔒 Fecha protegida.
🔒 Hora protegida.
2
Datos de la operación y documentos
Registre primero los documentos de referencia y después el tipo de carga.
3
Recorrido de la ruta
Seleccione inicio de ruta, sector, lugar de destino y medio de transporte.
4
Entrega de documentos al auxiliar para aforo
Seleccione cómo recibirá el auxiliar la documentación necesaria para realizar la gestión.
Subir documentación para el aforo o inspección
Puede continuar sin subir archivos cuando la forma de entrega seleccionada indique que el asesor enviará la documentación. El documento de transporte y la DAI se muestran uno debajo del otro.
Aviso al asesorAMBER notificará al asesor de Cuentas y Servicios para que cargue y envíe la documentación al auxiliar designado por correo y WhatsApp.
5
Revisión final, resumen y confirmación
Verifique la información, documentos y rutas antes de guardar.
0 rutas preparadasLas rutas se enviarán al auxiliar con el nombre del asesor responsable.
Documentos de referencia
Pendiente de seleccionar
Entrega de documentos al auxiliar
Pendiente de seleccionar
＋
Otras gestiones
Crear una ruta de Otras Gestiones
Complete los cinco pasos. Todo se muestra verticalmente para una mejor visualización en el celular.
Paso 1 de 4Información de la gestión
1
Información de la gestión
Complete los datos de asignación. Para ubicación basta con Distrito o Ciudad.
2
Datos de la gestión y documentos
Seleccione el tipo de gestión y agregue todos los documentos necesarios.
3
Recorrido del auxiliar
Este recorrido funciona con la misma lógica visual de Mensajería.
4
Revisión final, resumen y confirmación
Revise la información antes de guardar la gestión.
0 rutas preparadasEl recorrido del auxiliar quedará vinculado a la gestión.
Catálogos maestros
Administre personas, ubicaciones y opciones del sistema.
Clientes
Catálogo central de clientes de AMBER.
Asesores de Cuentas y Servicios
Base de datos de asesores que recibirán evidencias y notificaciones.
Contactos de clientes para notificaciones
Personas autorizadas para recibir correo, WhatsApp y mensajes de texto.
Centro de evidencias
Fotografías y archivos vinculados con cada aforo, inspección, mensajería u otra gestión.
Centro de notificaciones
Historial de avisos generados por asignaciones, avances, culminaciones y emergencias.
Total0
Pendientes0
WhatsApp recibidos
Mensajes que llegan al webhook de AMBER desde usuarios de WhatsApp.
Sin mensajes recibidos.
Entrega de documentos
Pendientes de oficina e historial documental.
Centro de alertas y seguimiento documental
Organiza las entregas que requieren atención inmediata, seguimiento o subsanación.
Documentos pendientes de entrega en oficina
El indicador se elimina al registrar la firma o fotografía de la entrega en AMBER.
Historial general de entrega de documentos
Registros manuales y comprobantes generados por Mensajería.
Credenciales y documentos habilitantes
Controle vigencias, evidencias y requisitos obligatorios antes de asignar rutas.
Atención documentalExisten credenciales que requieren revisión.
Registrar o renovar credencial
Tipos y reglas de asignación
| Auxiliar | Credencial | Número | Vencimiento | Estado | Obligatoria | Evidencia | Acciones |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Cargando credenciales… | |||||||
Capacitaciones y competencias
Controle cursos, evaluaciones, certificados y requisitos obligatorios antes de asignar rutas.
Atención de capacitaciónExisten capacitaciones que requieren revisión.
Registrar o renovar capacitación
Tipos y reglas de capacitación
| Auxiliar | Capacitación | Institución / certificado | Realización | Vencimiento | Calificación | Estado | Obligatoria | Evidencia | Acciones |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Cargando capacitaciones… | |||||||||
EPP, herramientas y equipos asignados
Controle entregas, estado físico, vencimientos y elementos obligatorios antes de asignar rutas.
Atención de equiposExisten elementos que requieren revisión.
Entregar o renovar equipo
Tipos y reglas de equipos
| Auxiliar | Equipo | Código / serie | Talla | Entrega | Vencimiento | Condición | Estado | Obligatorio | Evidencia | Acciones |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Cargando equipos… | ||||||||||
Vehículos y medios de transporte
Controle asignaciones, documentos, kilometraje, mantenimiento y disponibilidad de las unidades.
Atención de vehículosExisten unidades que requieren revisión.
Registrar o actualizar vehículo
Reglas operativas
Vehículo empresaCuando se seleccione este medio, AMBER exigirá una unidad asignada y habilitada para el auxiliar.
Validación al iniciarLa disponibilidad, documentos y mantenimiento se revisan nuevamente antes de comenzar la ruta.
Bloqueo automáticoUnidades en mantenimiento, fuera de servicio, con documentos vencidos o mantenimiento atrasado no podrán utilizarse.
| Unidad | Auxiliar | Estado operativo | Kilometraje | Mantenimiento | Seguro | Matrícula | Revisión | Rutas | Archivo | Acciones |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Cargando vehículos… | ||||||||||
Combustible y gastos de movilización
Registre consumos, comprobantes, anticipos, kilometraje y liquidaciones vinculadas con cada ruta.
Registrar gasto de una ruta
Control de liquidación
ComprobantesCada gasto puede incluir factura, ticket, nota de venta o fotografía.
Kilometraje y consumoAMBER calcula la distancia recorrida y el rendimiento cuando se registran litros.
Anticipo y saldoLa diferencia se muestra como valor a devolver o reembolsar.
Revisión autorizadaOperaciones o Cuentas y Servicios aprueban o rechazan la liquidación.
| Ruta | Auxiliar | Vehículo | Gastos | Total | Anticipo | Saldo | Kilometraje | Estado | Acciones |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Cargando liquidaciones… | |||||||||
Anticipos y caja chica
Solicite fondos para una ruta, registre su entrega y controle la liquidación, devolución o reembolso.
Solicitar anticipo para una ruta
Movimiento manual de caja chica
| Ruta | Auxiliar | Solicitado | Aprobado / entregado | Gastos aprobados | Saldo | Estado | Acciones |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Cargando anticipos… | |||||||
Movimientos de caja chica
Ingresos, anticipos, devoluciones, reembolsos y ajustes registrados.
| Fecha | Tipo | Descripción | Auxiliar | Referencia | Valor | Comprobante | Registrado por |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Cargando movimientos… | |||||||
Presupuesto por ruta y cliente
Compare el valor planificado con anticipos, gastos reales y costo final de cada operación.
Crear o modificar presupuesto
Registre los valores previstos antes de entregar anticipos o aprobar gastos.
| Ruta / cliente | Auxiliar | Presupuestado | Gasto actual | Diferencia | Uso | Estado | Acciones |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Cargando presupuestos… | |||||||
Resumen por cliente
Consolidado de rutas, presupuesto, gasto y desviación.
| Cliente | Rutas | Presupuestado | Gasto | Diferencia | Uso | Rutas excedidas |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Cargando resumen… | ||||||
Rentabilidad por ruta y cliente
Compare el ingreso facturable con el costo real, presupuesto, anticipos y margen final de cada operación.
Registrar valor facturable
Registre valores antes de impuestos. AMBER calculará el ingreso neto y el margen con los gastos de la ruta.
| Ruta / cliente | Auxiliar | Ingreso | Costo real | Margen | Margen % | Factura / estado | Acciones |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Cargando rentabilidad… | |||||||
Rentabilidad consolidada por cliente
Resumen del ingreso, costo y margen de todas las rutas registradas.
| Cliente | Rutas | Ingreso | Costo | Margen | Margen % | Alertas |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Cargando resumen… | ||||||
Facturación y cobranza por cliente
Controle facturas emitidas, vencimientos, pagos recibidos y saldos pendientes de cada operación.
Crear factura
Seleccione una rentabilidad aprobada. El subtotal se toma del valor facturable y AMBER calcula impuestos y total.
| Factura / cliente | Ruta | Emisión / vencimiento | Total | Cobrado | Saldo | Estado | Acciones |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Cargando facturación… | |||||||
Cartera consolidada por cliente
Resumen de valores facturados, cobrados, pendientes y vencidos.
| Cliente | Facturas | Facturado | Cobrado | Saldo | Cartera vencida | Facturas vencidas |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Cargando cartera… | ||||||
Usuarios y permisos
Gestión de accesos, roles y permisos.
Asistencia y novedades
Inicio de jornada, atrasos, ausencias, permisos y justificaciones.
Estado de cierre por auxiliar
Resumen mensual de asistencia y puntualidad
Consulte el cumplimiento por auxiliar y exporte el reporte consolidado.
| Auxiliar | Programados | Presentes | A tiempo | Atrasos | Justificadas | Ausencias pendientes | Asistencia | Puntualidad |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Cargando resumen mensual… | ||||||||
| Fecha | Auxiliar | Horario | Inicio real | Estado | Novedad | Acciones |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Cargando asistencia… | ||||||
Horarios y calendario laboral
Horario general, excepciones, permisos, feriados y jornadas especiales.
Horario general semanal
Se aplica a todos los auxiliares que no tengan un horario individual.
Horario individual
Reemplaza el horario general únicamente para el auxiliar y día seleccionados.
Excepciones y permisos
Registre feriados, vacaciones, permisos, comisiones u horarios especiales.
Solicitudes de tiempo extra
Auditoría y trazabilidad
Consulte responsables y cambios de cada operación.
Mostrando los últimos eventos registrados.
Configuración general
Identidad visual, respaldos e integraciones.
Identidad de la empresa
Logo general
Este logo se mostrará en el inicio de sesión, encabezado y formularios.
Centro de copias de seguridad
AMBER crea un respaldo automático cada día y conserva los automáticos durante 30 días.
Último respaldoConsultando…Espacio utilizado0 MBCarpeta protegidaC:\AMBER_DATA\backups
Cargando copias de seguridad…
Reiniciar datos de prueba
Elimine desde AMBER las gestiones y rutas creadas durante las pruebas, sin borrar usuarios, clientes, catálogos ni configuraciones.
Gestiones—Rutas—Archivos operativos—Registros relacionados—
Se eliminarán: Aforos, Inspecciones, Mensajerías, Otras gestiones, rutas, pasos, evidencias, GPS, notificaciones y registros derivados de las pruebas.
Se conservarán: usuarios, contraseñas, roles, clientes, asesores, catálogos, configuración, horarios, credenciales, capacitaciones, EPP y vehículos.
Antes de borrar, AMBER creará automáticamente un respaldo de la base en C:\AMBER_DATA\backups. Esta acción no se puede deshacer desde la pantalla.Se conservarán: usuarios, contraseñas, roles, clientes, asesores, catálogos, configuración, horarios, credenciales, capacitaciones, EPP y vehículos.
Actualización central de AMBER
Permite instalar una nueva versión en el servidor de pruebas desde cualquier PC autorizado conectado a AMBER.
Consultando servidor central…
Antes de actualizar, AMBER crea un respaldo completo de datos y otro del código. La base central de clientes y rutas no se reemplaza con el ZIP.Integraciones y notificaciones
Configure los servicios reales de correo, WhatsApp y mensajes de texto.
✉️
Correo electrónico SMTP
No configurado💬WhatsApp
No configurado
📱
Mensajes de texto SMS
No configuradoImportante
Meta WhatsApp Cloud API permite que AMBER envíe directamente mediante el Phone Number ID y un token de acceso. Durante las pruebas puede usar el número de prueba de Meta; en producción se reemplazan esos identificadores por los de la cuenta amber.
Para mensajes de texto libres, el destinatario debe haber abierto una ventana de atención escribiendo al número de WhatsApp. Los avisos iniciados por AMBER fuera de esa ventana se configurarán posteriormente como plantillas de utilidad aprobadas por Meta.
El token no se vuelve a mostrar en pantalla. En el VPS de producción se recomienda configurarlo como secreto del servidor mediante AMBER_META_ACCESS_TOKEN.